Medizinische/r Sekretär/in
Alles, was du über diesen Beruf wissen musst
Deine Tätigkeit als Medizinische/r Sekretär/in
Als Medizinische/r Sekretär/in übernimmst du zentrale administrative Aufgaben im Gesundheitswesen: Du organisierst Sprechstunden, führst Korrespondenz, verfasst Berichte ab Diktat, verwaltest Patientendaten und Krankengeschichten und bist erste Anlaufstelle am Empfang und Telefon. Zudem bearbeitest du das Honorar- und Rechnungswesen, erstellst Abrechnungen und kommunizierst mit Sozialversicherungen und Krankenkassen. Du arbeitest vorwiegend am Computer mit branchenüblichen Informatiksystemen und kennst die medizinische Terminologie sowie Grundlagen in Anatomie, Krankheits- und Medikamentenlehre. Einsatzorte sind u. a. Arzt- und Zahnarztpraxen, Spitäler, Heime, Verwaltungen, Versicherungen oder die Pharmaindustrie.
- Korrespondenz und Verwaltungsaufgaben bearbeiten
- Berichte, Zeugnisse und Gutachten verfassen (oft ab Diktat)
- Sprechstunden organisieren und Termine planen
- Patientenempfang und Personalienaufnahme
- Medizinische Terminologie anwenden
- Grundkenntnisse in Anatomie, Physiologie, Krankheits- und Medikamentenlehre
- Krankengeschichten und Patientendaten führen
- Honorar- und Rechnungswesen verwalten
- Abrechnungen erstellen, Mahnungen schreiben, ggf. Betreibungen einleiten
- Formulare für Sozialversicherungen und Krankenkassen ausfüllen
- Tarife und Rechtsgrundlagen korrekt anwenden
- Branchenübliche Praxis- und Spitalsoftware nutzen
- Tabellen und Grafiken erstellen
- Daten archivieren und interne Karteien führen
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Hinweis
Bezeichnungen und Abschlüsse variieren je nach Schule (z. B. Medizinische/r Sekretär/in H+, Arzt- und Spitalsekretär/in, Praxisadministrator/in SSO). Die Lehrgänge dauern meist 1 bis 2,5 Jahre und werden in der Regel berufsbegleitend angeboten. Je nach Anbieter werden Schuldiplome oder H+-Diplome ausgestellt. Detaillierte Informationen geben H+ Bildung sowie die Schweizerische Zahnärzte-Gesellschaft SSO.
Informationen zur Ausbildung
Die Ausbildung zur/zum Medizinischen Sekretär/in ist ein Lehrgang nach Richtlinien der Schulen/Verbände (z. B. H+ Bildung, SSO) und dauert in der Regel 1 bis 2,5 Jahre, meist berufsbegleitend. Inhalte sind u. a. Anatomie, Krankheits- und Medikamentenlehre, medizinische Terminologie, medizinische Korrespondenz, Medizinalstatistik/Informatik, Branchenwissen S+G, Praxisorganisation sowie Sozial- und Krankenversicherungen. Je nach Anbieter und Vorbildung sind unterschiedliche Zulassungen möglich (kaufmännisch oder paramedizinisch), teils mit Aufnahmeprüfung und Mindestalter 20 Jahre. Abschlüsse sind z. B. Medizinische/r Sekretär/in H+, Arzt- und Spitalsekretär/in oder Praxisadministrator/in SSO. Mehr Infos findest du bei Gateway und berufsberatung.ch.
- Je nach Ausbildung: kaufmännische Grundbildung oder paramedizinische Vorbildung mit kaufmännischer Ergänzung
- Für SSO-Praxisadministrator/in: EFZ Dentalassistent/in, mind. 2 Jahre Praxis (≥50%) und Röntgenberechtigung (BAG)
- Je nach Schule: einige Jahre Berufspraxis, Mindestalter 20 Jahre, sehr gute Deutschkenntnisse, evtl. zweite Landessprache
- Zehnfingersystem; teilweise Aufnahmeprüfung
In der Regel 1 bis 2,5 Jahre, meist berufsbegleitend. Je nach Anbieter sind auch kürzere On-the-Job-Varianten (ab ca. 6 Monaten) möglich.
- Anatomie, Krankheits- und Medikamentenlehre
- Medizinische Terminologie und Korrespondenz
- Medizinalstatistik und Informatik
- Branchenwissen S+G, Praxisorganisation
- Sozial- und Krankenversicherungen
Praxisorientierte Aufgaben in Sekretariat/Praxis (z. B. Empfang, Dossierführung, Terminplanung, Abrechnung) bereiten auf den Berufsalltag vor.
- Medizinische/r Sekretär/in H+
- Arzt- und Spitalsekretär/in
- Praxisadministrator/in SSO
Die Schulen informieren über die jeweils vergebenen Diplome.
- Administrative Richtung für Personen aus Gesundheitsberufen
- Medizinische Richtung für Personen mit kaufmännischer Vorbildung
- On-the-Job-Programme für Erfahrene aus KV oder Gesundheitsberufen
Herausforderungen im Berufsalltag
Hoher Zeitdruck und Multitasking
Emotionale Gespräche mit Patient:innen
Exaktheit bei Abrechnung und Codierung
Strenge Anforderungen an Datenschutz
Parallel Telefon, Empfang und Sekretariat
Software- und Tarifupdates laufend
Terminengpässe koordinieren und priorisieren
Wichtige Kompetenzen
Exakte und sorgfältige Arbeitsweise
Fehlerfreie Korrespondenz, korrekte Abrechnungen und saubere Dossierführung.
Kaufmännisches Geschick
Honorar- und Rechnungswesen sicher beherrschen, Tarife und Formulare anwenden.
Organisationstalent
Termine koordinieren, Prioritäten setzen und Praxisabläufe effizient gestalten.
Verschwiegenheit & Datenschutz
Sensible Patientendaten vertrauensvoll behandeln.
Einfühlungsvermögen & Kontaktfreude
Professioneller Umgang mit Patient:innen, Angehörigen und Fachpersonen.
Belastbarkeit & Verantwortungsbewusstsein
Auch bei Hektik Ruhe bewahren und zuverlässig arbeiten.
Rasche Auffassungsgabe
Informationen schnell aufnehmen und korrekt umsetzen.
IT-Anwenderkompetenz
Branchenübliche Praxissoftware, Textverarbeitung sowie Tabellen und Grafiken sicher nutzen.
Flexibilität
Spontan auf veränderte Situationen reagieren und mit verschiedenen Anspruchsgruppen arbeiten.
Lohn als Medizinische/r Sekretär/in
Die Löhne variieren je nach Erfahrung, Region, Arbeitgeber und Aufgabenbereich. Folgende Richtwerte beziehen sich auf monatliche Bruttolöhne in der Schweiz:
- Einsteiger/in (< 3 Jahre): ca. CHF 5’170 – 5’575 pro Monat
- Mit Berufserfahrung (3–10 Jahre): ca. CHF 5’800 pro Monat
- Erfahren/Senior (> 10 Jahre): ca. CHF 6’325 – 6’500 pro Monat
Die effektiven Löhne können je nach Kanton, Institution, Verantwortungsbereich und Weiterbildungen abweichen.
Zukunftsperspektiven & Weiterbildungen
Als Medizinische/r Sekretär/in hast du vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten: Du kannst dich im Praxisalltag spezialisieren, Leitungsaufgaben im Sekretariat übernehmen oder über formale Weiterbildungen (BP/HFP/HF) in Management-, Versicherungs- oder zahnmedizinische Fachfunktionen aufsteigen.
Zukunftsperspektiven ohne Weiterbildung:
Durch Berufserfahrung kannst du interne Verantwortung ausbauen, Prozesse mitgestalten und dich auf bestimmte Aufgabenfelder (z. B. Abrechnung, Patientenadministration, Terminplanung) spezialisieren.
Mit wachsender Erfahrung kannst du dich ohne formale Weiterbildung in Themen wie Praxisorganisation, Terminmanagement, medizinische Korrespondenz oder Material- und Medikamentenlager vertiefen.
Übernimm erweiterte Aufgaben im Honorar- und Rechnungswesen, in der Dossierführung oder als Ansprechperson für Krankenkassen und Sozialversicherungen.
Mit Organisationstalent und Routine kannst du die Koordination am Empfang/Telefon, die Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder die Qualitätssicherung im Sekretariat übernehmen.
Baue deine Kompetenz in Praxissoftware, Tarifanwendungen und Datenablagen aus und werde zur internen Anlaufstelle für digitale Workflows.
Zukunftsperspektiven mit Weiterbildung:
Berufsprüfungen (BP), höhere Fachprüfungen (HFP) und Studiengänge an höheren Fachschulen (HF) eröffnen dir anspruchsvollere Fach- und Führungsfunktionen, etwa in Spitälern, Praxen, Versicherungen oder in der Pharma.
Berufsprüfung BP
Übernimmt anspruchsvolle Fach- und Koordinationsaufgaben in Gesundheitsinstitutionen, inkl. Prozess- und Qualitätsmanagement.
Vertiefung im Leistungs- und Versicherungswesen, Tarifen, Rechtsgrundlagen und Fallbeurteilungen.
Schnittstelle zwischen Gesundheitswesen und Pharma, mit Fokus auf Produkte, Prozesse und Beratung.
Kaderfunktion in Praxen/Institutionen: Organisation, Personal, Finanzen, Qualitätssicherung und Patientenkoordination.
Höhere Fachprüfung (HFP)
Führungs- und Managementaufgaben in Spitälern und Gesundheitsorganisationen, inkl. Strategie, Prozesse und Qualität.
Vertiefte Expertise im Krankenversicherungsrecht, Leistungsmanagement und komplexen Fallanalysen.
Höhere Fachschule (HF)
Breite betriebswirtschaftliche Qualifikation für Führungs- und Projektaufgaben im Gesundheitswesen.
Prävention, Diagnostik und Behandlung von Erkrankungen im Mund- und Zahnbereich in zahnmedizinischen Einrichtungen.
Arbeitsmarkt & Trends
- Fachkräfte mit fundiertem kaufmännischem und medizinischem Wissen sind gesucht.
- Vielfältige Einsatzorte: Praxen, Spitäler, Heime, Verwaltungen, Versicherungen, Pharma.
- Digitalisierung prägt Prozesse: Praxissoftware, Datenerfassung und Tarifanwendungen gewinnen an Bedeutung.
- Service- und Qualitätsorientierung am Patienten-/Kundenkontakt bleibt zentral.
Tipps & Tricks
Tastaturschreiben trainieren
Viele Schulen verlangen das Zehnfingersystem. Eine hohe Schreibsicherheit erleichtert Berichte und Korrespondenz im Alltag.
Medizinische Terminologie auffrischen
Grundlagen in Anatomie, Krankheits- und Medikamentenlehre helfen dir, Berichte korrekt zu verstehen und zu verfassen.
Tarife & Versicherungen verstehen
Kenne die gängigen Tarife und Formulare. Das erleichtert die Abrechnung und die Kommunikation mit Krankenkassen.
Professionelle Kommunikation
Freundlich, klar und empathisch kommunizieren – am Empfang, am Telefon und in der schriftlichen Korrespondenz.